План мероприятий
- Систематизируйте сценарии перевозок. По каждому направлению отгрузок определите: какой договор является основанием — перевозки или транспортной экспедиции (либо оба), какие документы оформляются, применяется ли приказ № 262 или № 115, кто формирует и подписывает титулы. Результатом является матрица «сценарий — договор — документ — приказ — основание — ответственное лицо».
- Заключите договор с оператором ИС ЭПД из реестра Минтранса России. Проверьте подключение к ГИС ЭПД, наличие мобильного приложения для водителя, роуминг с операторами контрагентов и совместимость с учётной системой организации.
- Обеспечьте наличие электронных подписей. Квалифицированный сертификат руководителя или индивидуального предпринимателя, для работников — квалифицированный сертификат физического лица и машиночитаемая доверенность со специализированными кодами полномочий для логистических операций, зарегистрированная в едином реестре ФНС России.
- Внесите изменения в договоры. Предусмотрите условие об электронном документообороте при перевозках, обязанность сторон своевременно формировать и подписывать титулы, сроки подписания, порядок действий при технических сбоях, а также идентификаторы участников электронного документооборота (ID ЭДО) и ИНН сторон. Договоры транспортной экспедиции требуют отдельных формулировок, поскольку регулируются самостоятельными нормами.
- Актуализируйте учётную политику. Форма путевого листа, порядок хранения электронных перевозочных документов и их представления по требованию налогового органа, регламент действий при недоступности информационной системы.
- Проведите обучение работников. Диспетчер, механик, медицинский работник, кладовщик, водитель и бухгалтер участвуют в формировании различных титулов документа. Водителю необходимо мобильное устройство с приложением оператора, при подписании квалифицированной подписью — носитель с сертификатом. Отдельного внимания требуют работники, задействованные в сборных перевозках, где в одном рейсе перевозятся грузы отправителей с различным правовым статусом.
Утвердите резервный комплект для бумажной формы
Наиболее сложными для подтверждения являются основания, связанные с техническим сбоем и отсутствием доступа к сети «Интернет», поскольку они носят ситуативный характер. Рекомендуется утвердить внутренний регламент, предусматривающий формирование при переходе на бумажную форму комплекта документов, включающего:- указание на конкретный пункт приказа № 262 или № 115 с обозначением документа, к которому он применён;
- для сбоя по приказу № 262 — подтверждение фиксации инцидента ГосСОПКА либо документ оператора ИС ЭПД со ссылкой на такую фиксацию;
- для отсутствия доступа к сети — сведения о маршруте и, при наличии, ссылку на перечень населённых пунктов, утверждённый распоряжением Правительства РФ от 10.07.2025 № 1855-р;
- для иностранного контрагента — подтверждение отсутствия сведений о нём в государственном реестре аккредитованных филиалов и представительств иностранных юридических лиц (при наличии сведений в реестре основание не применяется);
- для обстоятельств непреодолимой силы по приказу № 115 — акт, переписку сторон, иные подтверждающие документы;
- транспортную накладную на бумажном носителе со всеми обязательными реквизитами и подписями.
Практический вывод
С 1 сентября 2026 года электронная форма перевозочных документов является общим правилом, бумажная — исключением, предусмотренным двумя закрытыми перечнями. Переходный период до 1 марта 2027 года ограничивает применение мер административной ответственности, но не влияет на оценку документов при налоговой проверке.Организациям рекомендуется до 1 сентября обеспечить оформление основного объёма перевозок через ГИС ЭПД, определить операции, при которых транспортная накладная не оформляется, разграничить документы по договору перевозки и договору транспортной экспедиции и утвердить порядок действий в случаях, допускающих бумажную форму. Затраты на подготовку существенно ниже возможных доначислений по результатам налоговой проверки.
