В настоящее время стала появляться информация о необходимости всем оформлять все свои документы: уставы, протоколы и др. в соответствии с новыми стандартами- ГОСТ Р 7.0.97 - 2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее ГОСТы). Однако это не соответствует действительности.
Во-первых, Росстандарт приказом от 25.05.2017 № 435-ст перенес дату введения ГОСТа на
1 июля 2018 года. Первоначальной датой введения его в действие было 01.07.2017года. Еще есть время, чтобы вплотную заняться изучением новых требований, анализом имеющихся в организации документов, сравнением их и приведением в соответствие с новыми правилами.
Во-вторых, пользоваться новым ГОСТом необязательно, если это прямо не предусмотрено законом, договорами, контрактами, нормативными документами организаций любых форм собственности.
Однако применение ГОСТа экономит время на спорах, когда деятельность компании проверяют инспектирующие организации.
ГОСТ определяет состав реквизитов документов; правила их оформления, в том числе с применением информационных технологий; виды бланков, состав реквизитов бланков; схемы расположения реквизитов на документе; образцы бланков; правила создания документов.
ГОСТ распространяется на все организационно-распорядительные документы, а именно: устав; правила, приказы, постановления, распоряжения, положения, регламенты, решения, протоколы, договоры, акты, письма и т.д.
Положения ГОСТа распространяются на документы на бумажном и электроном носителях. При этом предполагается, что бумажный и электронный вариант документа должны быть идентичны.
Примеры поправок, добавленных в новый ГОСТ:
· реквизит «Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)» теперь разделен на два разных: «эмблема» и «товарный знак (знак обслуживания)»;
· дополнительно введены реквизиты «наименование структурного подразделения – автора документа» и «наименование должности лица - автора документа»;
· вместо «наименование организации» теперь будет указано «наименование организации – автора документа»;
· вместо реквизита «идентификатор электронной копии документа» появился «отметка об электронной подписи»;
· в одном документе не должно быть более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большом количестве адресатов составляется список рассылки документов, на каждом документе указывается один адресат или адресат оформляется обобщенно;
· элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций РФ от 31 июля 2014 года № 234 (Ф.И.О., улица, номер дома, номер квартиры/офиса, город, область, страна, индекс);
· инициалы лица, к которому адресовано обращение, предлагается писать после фамилии;
· необходимо указывать адрес электронной почты;
· бланки документов на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков изготавливаются на основании макетов бланков, утверждаемых руководителем организации;
· виды применяемых бланков устанавливаются локальными нормативными актами организации.
Следует понимать, что даже после вступления в силу нового ГОСТа организации не обязаны вносить изменения в уже существующие документы - они будут действующими.
Но если будет принято решение перейти на новые правила оформления документов, новые бланки необходимо утвердить соответствующим приказом, при этом переделывать инструкцию по делопроизводству нет необходимости.
23.06.2017
Ольга Проскурина, управляющий партнёр Юридической фирмы "JBI Эксперт"
Наталья Войкина