Круглый стол: "Эффективное использование ProjectMate в юридической практике"

"JBI Эксперт" провела Круглый стол по вопросам использования программ PSA

04 июня в г. Ростове-на-Дону состоялся Круглый стол по вопросам использования программ PSA на тему: «Эффективное использование ProjectMate  в юридической практике».  Организатором мероприятия выступила Юридическая фирма «JBI Эксперт».

Использование специальных программных продуктов вызвано необходимостью более четкого отслеживания исполнения проектов, формирования различных отчетов клиенту, чем достигается прозрачность работы юристов и ее стоимость. За счет таких электронных ресурсов, например, формируется полноценная база клиентов со всей необходимой информацией.

В мероприятии приняли участие представители юридических фирм г. Ростова-на-Дону. Докладчиками выступили Партнеры «JBI Эксперт» (Проскурина О., Проскурин О.) и Партнеры Юридической фирмы "Эберг, Степанов и партнеры» (Степанов И., Эберг А.). 

Среди рассмотренных вопросов:

- Соотношение и использование категорий «проекты, задачи, виды деятельности, и т.д.». Определение достаточного и необходимого объема данных параметров.

Полнота заполнения той или иной программы зависит от глубины анализа деятельности юридической компании. Так, например, при заполнении категории «виды деятельности» руководителю необходимо решить учитывать отдельно время нахождения специалиста в дороге или нет. Соответственно формировать или нет вид деятельности «время в дороге».

- Проблемы ведения комплексных и структурированных проектов, когда проект имеет несколько подпроектов, в каждом из которых присутствуют свои задачи.

- Вопросы внедрения почасовой схемы оплаты труда для учета затраченного времени с использованием ProjectMate.

- Необходимость или нет фиксирования краткой информации об итогах встречи или других промежуточных итогах по проекту - в самом проекте или отчетах о времени. Решение проблемы с документооборотом, когда в программе работают не все сотрудники организации.

Удобно промежуточные итоги или какую-либо другую важную информацию вносить в виде комментариев к проекту. Это дает возможность видеть полную картину по всем проектам без дополнительных временных затрат на ознакомление со всеми отчетами по времени.

- Выставление счетов и бухгалтерия, обмен данными с 1С. Сложности с учетом оплаченных счетов, когда заказчиком и плательщиком являются разные фирмы одного холдинга. Максимально полная автоматизация работы по оформлению договор, актов и выставлению счетов.

Теоретически имеется возможность полной автоматизации оформления договоров, счетов, калькуляций и актов. Довольно сложная система корректировки и добавления шаблонов, разработанных фирмой-пользователем. В проекте содержится вся информация о выставленных и оплаченных счетах, просрочке оплаты, этапах прохождения подписи документов Клиентом. На данный момент разрабатывается блок обмена данными с 1С, что уберет необходимость дважды вносить информацию об оплате услуг.

- Анализ эффективности проекта: использование системы отчетности ProjectMate.

Чтобы получать  точный и объемный анализ по проекту, по сотруднику или по другим параметрам необходимо очень заполнять все строки и показатели, предлагаемые разработчиками программы. Во многих случаях соотношение полученного результата и затраченного время не является целесообразным. Чаще всего пользуемся информацией по трудозатратам и бюджету проекта.

- Маркетинг с использованием ProjectMate

Система учета клиентов, источников рекламы, имеются обширные возможности по анализу клиентской базы, сортировке по тем или иным параметрам. Имеется возможность оповещения о наступлении тех или иных важных для клиента дат. Легко формируется также база партнеров и СМИ.

- Конфиденциальность (ограничение доступов). Ограничение доступа в базу клиентов.

Перечень ролей, предложенный программой, не является закрытым. Программа дает возможность формировать роли с определением доступов сотрудников к той или иной информации. Есть возможность создания роли для Клиента, который сможет видеть только информацию по своему проекту.

РЕЗЮМЕ

Постановка задач мероприятия по обмену опытом внедрения системы управления  проектами и ресурсами, учету времени и затрат, взаиморасчетов с клиентами, выявлению достоинств и недостатков для облегчения внедрения программы верная.

Формат встречи признан удачным. Участниками круглого стола было предложено проводить подобные встречи на регулярной основе для более детального разбора выявляемых в процессе внедрения вопросов.

Приглашаем к обмену опытом по внедрению программы все заинтересованные юридические и консалтинговые компании.