Управление интеллектуальным капиталом юридической фирмы
В условиях современного рынка интеллектуальных услуг, к которым причисляются юридические услуги, на первый план выходят передовые технологии, новые корпоративные стратегии и принципиально новый подход к механизмам управления организацией. Ключевой становится сфера управления знаниями и человеческими ресурсами как основы интеллектуального капитала фирмы.
Знания в современной фирме
Говоря о знаниях в современной фирме, мы говорим о «коллективных знаниях» - знаниях группы субъектов, возникающих в процессе коммуникации и которым отдельный субъект не обладает. Таким образом, речь идет о синергетическом эффекте, когда эффективность деятельности сотрудников повышается за счет интеграции знаний в единое информационное пространство.
При доминирующей роли информационных технологий, знания - это интеллект, используемый в работе. Они могут приобретать разные формы, и поэтому ими становится сложнее управлять. В связи с чем, управление знаниями следует понимать гораздо шире, чем просто управление потоком информации.
Управление коллективными знаниями
Главное в управлении коллективными знаниями - это собственно сами знания людей и взаимодействие между ними: обмен идеями, практическими советами и актуальной информацией при попытках создавать новые решения. Говоря об управлении знаниями, стоит отметить, что они являются общими, т.е. принадлежат всему коллективу. В связи с этим можно выделить некоторые особенности:
- знанием невозможно управлять – управлять можно только процессами или системами, посредством которых люди обмениваются знаниями друг с другом;
- при организованном управлении коллективными знаниями создается уникальная «копилка» интеллектуальных ресурсов, способствующая развитию профессионального опыта сотрудников и оптимизации рабочего процесса.
Таким образом, при управлении знаниями взаимодействие людей есть фокус сбора, распространения и многократного использования информации.
Цель управления знаниями заключается в том, чтобы помочь юристам лучше работать вместе, используя все возрастающие объемы информации и управляя ими. Все сотрудники фирмы должны находиться в постоянном обмене знаниями. Эти знания обобщаются в электронном виде и становятся доступными для сотрудников. При этом отдельные проекты могут быть доступны только с соответствующим ограничением конфиденциальности информации, чего требуют особенности юридического бизнеса. Успешная система управления знаниями должна обеспечивать:
- возможность получения знания в формате, который может быть легко экспортирован в текстовый документ и сразу включен в работу по какому-либо проекту;
- поиск, сортировку и получение необходимых знаний по разным проектам;
- систематизацию знаний по тематике;
- облегченный поиск практической и аналитической информации;
- быстрый поиск по ключевым словам;
- возможность для пользователей не только находить нужную информацию, но и добавлять новую.
Можно выделить три основных составляющих в управлении коллективными знаниями: люди – процессы – технологии.
Так, юристы решают правовые вопросы, используя мозговой штурм, творческие силы и знания, полученные из опыта. Также немаловажным является применение инновационных подходов в работе. Совместная работа коллектива умножает знания, накапливаемые фирмой, и улучшает условия достижения потенциального успеха. Здесь компании требуются умело спроектированные и эффективные бизнес-процессы для создания атмосферы коллективного творчества. Работа идет в так или иначе сложившихся группах (коллективах людей), пытающихся решать общую проблему или новую задачу. Наконец, для поддержки человека при его работе над нововведениями и стремлении к развитию, необходима технологическая инфраструктура, обеспечивающая условия для успешной коллективной работы, создания корпоративных знаний и быстрой практической выработки новых идей и решений.
Практический опыт управления коллективными знаниями
(методы технического решения)
Итак, мы говорим фактически о коллективной среде обучения. Но каковы же альтернативы ее технического решения применительно к юридической фирме? На примере практики Юридической фирмы «JBI Эксперт» можно выделить следующие способы реализации управления коллективными знаниями:
ProjectMate представляет собой систему управления проектами, учета рабочего времени и контроля взаиморасчетов с клиентами. С помощью данной системы становится возможным автоматизация профессиональной деятельности как метод повышения эффективности компаний, оказывающих профессиональные услуги (в нашем случае, юридические). И если в мире данный метод уже получил всеобщее признание, то в нашей стране его распространение только начинается.
Внедрение ProjectMate позволяет осуществлять комплексное управление портфелем проектов, учитывать необходимые для их реализации время и ресурсы, а также вести взаиморасчеты с клиентами.
Что особенно важно для юридической фирмы – ProjectMate обеспечивает довольно высокий уровень конфиденциальности: доступ к конфиденциальным данным ограничен для пользователей, не наделенных соответствующими полномочиями. Каждый из сотрудников получает доступ только к той информации, которая необходима для выполнения его непосредственных обязанностей и только по тому проекту, в котором он участвует. При этом финансовые показатели находятся исключительно под контролем руководства.
Конечно же, основная функция внедрения ProjectMate как одного из способов управления коллективными знаниями - выступать в роли хранилища коллективных знаний, обеспечивающего возможность быстрого поиска и доступа к базе контактов и текстовым документам по различным проектам (договоры, акты, судебные решения и т.д.). Таким образом, создается уникальная информационная среда по всем проектам, которые ведет фирма, - это позволяет контролировать все бизнес-процессы, а также страхует от так называемого «человеческого фактора» (уход, больничный и т.д. кого-либо из юристов – условия для взаимозаменяемости сотрудников).
С этой целью в Юридической фирме «JBI Эксперт» был создан пилотный проект «Аналитика», поручениями (задачами) в котором были коллективные знания по направлениям деятельности фирмы. В поручениях в разделе «комментарий» любым участником могли быть созданы темы
С помощью PSA ProjectMate
ProjectMate представляет собой систему управления проектами, учета рабочего времени и контроля взаиморасчетов с клиентами. С помощью данной системы становится возможным автоматизация профессиональной деятельности как метод повышения эффективности компаний, оказывающих профессиональные услуги (в нашем случае, юридические). И если в мире данный метод уже получил всеобщее признание, то в нашей стране его распространение только начинается.
Внедрение ProjectMate позволяет осуществлять комплексное управление портфелем проектов, учитывать необходимые для их реализации время и ресурсы, а также вести взаиморасчеты с клиентами.
Что особенно важно для юридической фирмы – ProjectMate обеспечивает довольно высокий уровень конфиденциальности: доступ к конфиденциальным данным ограничен для пользователей, не наделенных соответствующими полномочиями. Каждый из сотрудников получает доступ только к той информации, которая необходима для выполнения его непосредственных обязанностей и только по тому проекту, в котором он участвует. При этом финансовые показатели находятся исключительно под контролем руководства.
Конечно же, основная функция внедрения ProjectMate как одного из способов управления коллективными знаниями - выступать в роли хранилища коллективных знаний, обеспечивающего возможность быстрого поиска и доступа к базе контактов и текстовым документам по различным проектам (договоры, акты, судебные решения и т.д.). Таким образом, создается уникальная информационная среда по всем проектам, которые ведет фирма, - это позволяет контролировать все бизнес-процессы, а также страхует от так называемого «человеческого фактора» (уход, больничный и т.д. кого-либо из юристов – условия для взаимозаменяемости сотрудников).
Внутренний форум
Так же для внутреннего форума характерно активное обсуждение рабочих вопросов, последних изменений законодательства и правовых новостей, чего не подразумевает ProjectMate. Нося более неформальный характер, подобного рода общение в профессиональной среде способствует решению рабочих вопросов и выяснению спорных моментов. Вместо того чтобы тратить полдня на поиск нужных знаний, юрист может задать вопрос коллегам, имеющим опыт в решении такого рода задач и быстро получить на него ответ. Таким образом, внутренний форум выступает в роли «копилки» и способа обмена знаниями внутри фирмы: юристы разных направлений могут обмениваться опытом, а молодые сотрудники получать советы старших коллег.
Говоря об управлении знаниями нельзя обойти тему Интернета. Это не просто средство получения актуальной информации, знаний, но и один из общедоступных способов общения, передачи данных. Общение и обмен знаниями на юридических форумах, анализ специализированных сайтов, тесные контакты с коллегами – все это способствует получению новых знаний, которые тем или иным образом интегрируются в единое информационное пространство фирмы.
Интернет
Говоря об управлении знаниями нельзя обойти тему Интернета. Это не просто средство получения актуальной информации, знаний, но и один из общедоступных способов общения, передачи данных. Общение и обмен знаниями на юридических форумах, анализ специализированных сайтов, тесные контакты с коллегами – все это способствует получению новых знаний, которые тем или иным образом интегрируются в единое информационное пространство фирмы.
Сотрудники должны иметь доступ ко всем видам информации со своего рабочего места. Кроме того, для организации крайне важна способность приобретения новых знаний, получения внутренней и внешней информации без значительных затрат времени и труда.
Внутреннее обучение (семинары, тренинги)
Практика проведения судебных тренингов по-своему уникальна. Молодым юристам, не имеющим опыта представления дел в судах, предоставляется практическая возможность поучаствовать в судебном заседании – так они могут учиться у более опытных коллег, выявлять имеющиеся ошибки при отстаивании своей позиции и подготовке документов. Живой процесс общения не только является важным средством в системе управления знаниями, но и способствует развитию корпоративной культуры, укреплению командных взаимоотношений, что так или иначе положительно влияет на общую результативность деятельности фирмы.
Успех бизнеса во многом зависит от того, насколько сотрудники способны к обучению и распространению своего опыта в рамках организации. Работники, как правило, неохотно отдают то, что они знают, ради «общего блага», понимая, что они дарят свое интеллектуальное преимущество коллегам. Здесь скорее важно не столько стремление заимствовать знания сотрудника, сколько знание, к кому направлять (коллеге) или к чему отсылать (внутренняя сеть, форум) работников за ответами на возникающие вопросы.
Компания, культура которой открыта и благоприятствует развитию сотрудников, добьется больших успехов в передаче знаний по сетям, чем та, которая просто вкладывает деньги в проблему. Фирма может применять нужные технологии и умения, но, если сотрудники не вносят свой вклад или не тратят время, чтобы сохранять информацию должным образом, вложения будут потеряны. Так, компания с менее сложными технологиями, но с более открытым отношением к сотрудничеству, вероятнее всего, будет управлять знаниями более успешно.
Дарья Асташенко, специалист по связям с общественностью